Sūdzības un apelācijas
Sūdzībām un apelācijām jābūt rakstiski noformētām, parakstītām un iesniegtām, vai nosūtītām uz sertifikācijas institūcijas juridisko adresi vai e-pastu, kas minēts šīs interneta vietnes sadaļā kontakti.
Sūdzībām un apelācijām jāsatur detalizētu sūdzības un apelācijas priekšmetu un pamatojumu, tajās jānorāda Iesniedzēja identificējoša informācija (Iesniedzēja vārds, uzvārds/nosaukums, personas kods (ja tāda nav – dzimšanas dati vai cita personas identificējoša informācija/reģistrācijas numurs) un jāiekļauj kontaktinformācija (adrese, e-pasts). Iesniegumam jābūt Iesniedzēja parakstītam un datētam. juridiska vai fiziska persona, kura vēršas pie sertifikācijas institūcijas.
Saņemot sūdzības vai apelācijas, tās tiek reģistrētas dokumentu reģistrā.
Pēc sūdzības vai apelācijas saņemšanas un reģistrēšanas, sertifikācijas institūcija piecu darba dienu laikā rakstiski informē to iesniedzēju par sūdzības vai apelācijas saņemšanu un paziņo tam paredzētos izskatīšanas termiņus, kā arī kārtību, kādā notiks tās izskatīšana.
Ja sūdzība vai apelācija neatbilst tās noformēšanas prasībām, vai tās dati nav pilnīgi, tiek ziņots Iesniedzējam par trūkumu novēršanu un līdz to novēršanai sūdzība, vai apelācija netiek izskatīta.
Saņemot sūdzības vai apelācijas, sertifikācijas institūcijas valde izvērtē un apstiprina, vai sūdzība vai apelācija attiecas uz sertifikācijas darbībām, par kurām tā atbild, un ja tā ir, saņemto sūdzību vai apelāciju izskata.
Ja sūdzība vai apelācija neattiecas uz sertifikācijas darbībām, par kurām tā neatbild, par to tiek paziņots Iesniedzējam un sūdzība, vai apelācija netiek izskatīta.
Iesniegtās sūdzības vai apelācijas izskata saprātīgā termiņā (ņemot vērā jautājuma steidzamību un sarežģītību) bet ne vēlāk, kā divu kalendāro mēnešu laikā no sūdzības vai apelācijas saņemšanas dienas, ar sertifikācijas iestādes iespēju izskatīšanas termiņu pagarināt līdz trim mēnešiem.
Sūdzības un apelācijas izskata sertifikācijas institūcijas izveidota sūdzības vai apelācijas izskatīšanas komisija.
Izskatot sūdzību vai apelāciju, sertifikācijas institūcija veic visus nepieciešamos pasākumus, lai pieņemtu objektīvu un neietekmējamu lēmumu par sūdzības vai apelācijas priekšmetu, kā arī ir atbildīga par visas nepieciešamās informācijas apkopošanu un pārbaudīšanu, lai veicinātu un pieņemtu lēmumu par sūdzību vai apelāciju.
Lai novērstu komisijas sastāva interešu konfliktu sūdzību vai apelāciju izskatīšanā, sertifikācijas institūcija to izskatīšanai nepiesaista tādu personālu, vai piesaistīto speciālistu, kurš sniedzis sūdzību vai apelāciju iesniedzējam konsultācijas vai bija iesaistīts ar līguma priekšmetu par kuru ir sūdzība vai apelācija.
Lai nodrošinātu interešu konflikta neesamību, darbiniekus un speciālistus, kas snieguši konsultācijas Iesniedzējam, vai bijuši nodarbināti pie Iesniedzēja, sertifikācijas institūcija divus gadus pēc konsultēšanas vai nodarbinātības nedrīkst norīkot attiecīgā iesniedzēja sūdzības vai apelācijas skatīšanā.
Sūdzība tiek izskatīta komisijā, kura sastāv no vienas personas, savukārt apelācija – komisijā, kura sastāv no trim personām.
Pēc sūdzības vai apelācijas saņemšanas, sertifikācijas institūcijas valde piecu darba dienu laikā izveido tās izskatīšanas komisiju.
Sūdzības izskatīšanas nozīmētā persona sūdzību izskata pēc būtības un veic nepieciešamās darbības sūdzībā minēto faktu pārbaudei.
Pēc sūdzības izskatīšanas, komisija pieņem lēmumu un par sūdzības izskatīšanas procesa rezultātu un izskatīšanas pabeigšanu oficiāli paziņo Iesniedzējam. Lēmums tiek reģistrēts dokumentu reģistrā.
Ja sūdzība tiek atzīta par pamatotu, sertifikācijas institūcijas valde vai tās norīkots speciālists apzina un nosaka nepieciešamās labošanas un pilnveides darbības.
Sūdzības izskatīšanas rezultātus (saņemto Lēmumu) iesniedzējs, var apstrīdēt septiņu darba dienu laikā no lēmuma par sūdzības izskatīšanu paziņošanas dienas ar apelācijas sūdzību.
Apelāciju izskatīšanas un lēmumu pieņemšanas kārtība
Pēc apelācijas saņemšanas un reģistrēšanas sertifikācijas iestādes valde izvērtē saņemto informāciju, tās pamatotību un atbilstību sertifikācijas iestādes darbībai. Apelācijas sūdzības izskatīšanai tiek izveidota komisija trīs personu sastāvā.
Apelācijas komisijā tiek nozīmētās personas, kas nav bijušas iesaistītas lēmuma pieņemšanā. Komisija valdes noteiktajā termiņā veic apelācijas izskatīšanu un iesniegtās apelācijas pamatotības pārbaudi, nodrošinot objektīvu attieksmi pret apelācijas iesniedzēju.
Pēc apelācijas izskatīšanas, komisija pieņem lēmumu un par apelācijas izskatīšanas procesa rezultātu un izskatīšanas pabeigšanu oficiāli paziņo Iesniedzējam. Lēmums tiek reģistrēts dokumentu reģistrā.
Ja apelācija tiek atzīta par pamatotu, sertifikācijas institūcijas valde vai tās norīkots speciālists apzina un nosaka nepieciešamās labošanas un pilnveides darbības.
Ja sūdzību vai apelāciju Iesniedzēju neapmierina sūdzības, vai apelācijas izskatīšanas rezultāts, viņš ir tiesīgs vērsties tiesā vispārējā vai pušu noslēgtā līguma noteiktajā kārtībā.